تربط المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، وهي مرحلة الربط والتكامل، نظام الفوترة لديك مباشرة بمنصة «فاتورة» التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. فلم تعد الفاتورة تُطبع برمز QR فقط، بل تصل إلى الهيئة إلكترونيًا بصيغة محددة. إذا وصلك إشعار بموعد انضمام منشأتك، أو تتوقعه قريبًا، يشرح لك هذا الدليل ما الذي يتغيّر وكيف يتم الإعداد في أودو.
ما الذي يتغيّر في المرحلة الثانية
اقتصرت المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار، على إصدار الفواتير إلكترونيًا مع رمز QR على الفواتير المبسّطة. أما المرحلة الثانية فتضيف الربط مع الهيئة:
- صيغة موحّدة: تُنشأ كل فاتورة كملف XML بمعيار UBL 2.1، يحمل معرّفًا فريدًا (UUID) وختمًا تشفيريًا وقيمة تجزئة (Hash) تربطها بالفاتورة السابقة.
- الاعتماد (Clearance) للفواتير الضريبية القياسية (B2B): تُرسل الفاتورة الموجّهة إلى منشأة أخرى إلى الهيئة وتُعتمد قبل مشاركتها مع المشتري.
- الإبلاغ (Reporting) للفواتير المبسّطة (B2C): تُبلَّغ الهيئة بالفواتير الموجّهة إلى الأفراد، ومنها فواتير نقاط البيع، خلال 24 ساعة من إصدارها.
- الإشعارات الدائنة والمدينة تمر بالمسار نفسه، ويجب أن يشير كل إشعار إلى الفاتورة الأصلية.
تنضم المنشآت على موجات، وتُبلغ الهيئة كل منشأة بموعدها عادةً قبل ستة أشهر على الأقل، فيكون أمامك وقت كافٍ للاستعداد.
قبل أن تبدأ: ما الذي تجهّزه
- إصدار من أودو يدعم المرحلة الثانية: التكامل الرسمي للفوترة الإلكترونية السعودية متاح في الإصدارات الحديثة (أودو 16 وما بعده). وإذا كنت على إصدار أقدم فستحتاج إلى موديول من طرف ثالث أو إلى الترقية.
- بيانات المنشأة كاملة: الرقم الضريبي، ورقم السجل التجاري، والعنوان الوطني كاملًا، بما فيه رقم المبنى المكوّن من 4 أرقام والحي والرمز البريدي المكوّن من 5 أرقام.
- بيانات عملاء سليمة: يحتاج العميل من المنشآت إلى رقم ضريبي صحيح (15 رقمًا يبدأ وينتهي بالرقم 3) وعنوان مكتمل. ومعظم حالات الرفض سببها بيانات عملاء ناقصة.
- صلاحية الدخول إلى بوابة «فاتورة» للشخص الذي سيُصدر رموز التحقق لمرة واحدة (OTP) المستخدمة في الربط.
- نقاط إصدار الفواتير: حصر كل دفاتر المبيعات والفروع ونقاط البيع التي تُصدر فواتير، لأن كلًّا منها يُربط على حدة.
خطوة بخطوة في أودو
- فعّل موديول الفوترة الإلكترونية السعودية وتأكد من إعداد شجرة الحسابات والضرائب السعودية بشكل صحيح.
- أكمل بيانات المنشأة بالرقم الضريبي ورقم الهوية التجارية وحقول العنوان الوطني.
- ابدأ ببيئة المحاكاة: اضبط وضع الربط مع الهيئة على المحاكاة (ما قبل الإنتاج)، لتختبر دون التأثير على فواتيرك الفعلية.
- اربط كل دفتر مبيعات: أصدر رمز OTP من بوابة «فاتورة» وأدخله في الدفتر داخل أودو، فيطلب أودو شهادة الامتثال (CSID) ويُجري فحوصات الامتثال الخاصة بالهيئة تلقائيًا.
- اختبر سيناريوهات حقيقية: فاتورة قياسية، وفاتورة مبسّطة، وإشعار دائن، وإشعار مدين، وتأكد من اعتماد كلٍّ منها أو الإبلاغ عنه دون أخطاء.
- انتقل إلى الإنتاج: غيّر وضع الربط إلى الإنتاج وأعد ربط الدفاتر برمز OTP جديد، ومن بعدها تُرسل كل فاتورة مُرحّلة إلى الهيئة تلقائيًا.
أخطاء شائعة وكيف تتجنبها
- عناوين ناقصة: غياب رقم المبنى، أو رمز بريدي لا يتكوّن من 5 أرقام، يؤدي إلى الرفض، فصحّح البيانات قبل التشغيل.
- أرقام ضريبية خاطئة للعملاء من المنشآت، أو تسجيل عميل منشأة على أنه فرد.
- إشعارات دائنة دون إشارة إلى الفاتورة الأصلية أو دون ذكر السبب.
- تعديل الفواتير المرحّلة أو حذفها: في المرحلة الثانية يتم التصحيح بإشعار دائن أو مدين، ولا تُعدَّل أي فاتورة بعد إرسالها.
- إعدادات التقريب والضريبة المخالفة لقواعد الهيئة، خاصة في الأسعار الشاملة للضريبة.
كيف نساعدك
نفّذنا الفوترة الإلكترونية لمنشآت في الأغذية والتجزئة والتصنيع والمقاولات. نراجع بياناتك، ونربط دفاترك ونقاط البيع، ونختبر كل أنواع المستندات في بيئة المحاكاة، وندرّب فريقك قبل التشغيل، ونبقى معك إذا رفضت الهيئة أي فاتورة لاحقًا.
تريد تطبيق هذا على نشاطك؟
احجز جلسة تحليل مجانية مدتها 30 دقيقة، ونرسم معك الحل المناسب دون أي التزام.